有些功能的妙处,经过实践之后会更有体会。
7 月 26 日到 8 月 2 日,公司举办了 2019 年新员工培训,自己参与了组织和执行。
因为涉及人数多,过程内容繁琐,所以一直在思考如何借助工具,尽量让一些过程变得更加游刃有余。
在实操中,发现最有用的竟然还是微信!
通过一系列新旧功能,我们可以相对方便地快速整理信息和输出信息。
具体来说,在 7 个场景中,综合使用了五个功能。
以下是具体的介绍。
提前归类常用文档和笔记
使用功能:笔记+浮窗
在培训开始前,根据之前的经验,有一些文档是需要与大家共享,并且自己要随时快速找到。比如:
- 课表。
- 学员基本情况信息。
- 工作人员联系方式。
- 学员手册。
传统的方法是:丢到群里,大家要找时,就往上翻。但是,这样的结果就是很费时间,而且如果对方在一段时间内忘了打开,之后就会被微信自动删掉。
这怎么办?
我在电脑端的微信收藏里,建立了一条笔记:2019新员工培训通用文档。然后把上面提到的信息都丢进去。
接下来就把它分享到团队群里,大家一键收藏保存即可。不用大家一各个文档打开,查找也方便(就在微信的「收藏」里)。
当然,这条笔记由于使用频率高,为了保证随时都能打开,故把它添加到了「浮窗」。
于是,要看时,直接点击浮窗,即可进入。
快
预览文档
使用功能:浮窗
在培训中途,会经常要看各类文档。
比如通讯稿来了,要审核;老师的修改版课件来了,也要马上过一遍。可是,因为在现场,各种突发情况都会发生,所以经常会需要处理各种信息。
这时候,一般就是先打开文档,预览内容。如果他人有新信息,就把文档添加到「浮窗」。处理完信息后,再通过浮窗回到文档。
最妙的是:它还会自动定位到刚刚阅读的位置,继续查看。
主持稿
使用功能:笔记+浮窗
在现场时,每门课开始前,都需要介绍老师。一般自己会提前一晚,把相关的内容先写好,然后就添加到「浮窗」。等到课程开始前,马上通过浮窗调出来当天的老师介绍。看两遍,然后就可以上台主持了。
分类保存信息
使用功能:个人群+提醒
在培训中,自己有建立一个「个人群」:2019新员工培训。
建立方法:①点击微信右上角的「+」,②然后选择「发起群聊」,③接下来选择「面对面建群」,④随便输入一个数字,⑤然后选择「进入该群」,即可。
大家平时会在各种群里发不同信息,有些文档需要保存,我会在打开后,一键转发到「个人群」里,实现集中存放,避免后期要找时找不到。
有的则是一些通知,比如要发问卷,同事会提前做好。我会先把这些信息也转发到个人群里,并设置好提醒,这样到时就复制并粘贴发送。
制作问卷
使用功能:腾讯文档
腾讯文档有个功能叫做:收集表。它能制作问卷,他人只要用微信登录即可填写,非常方便。
所以这次培训,制作满意度问卷时使用了它。
当然,选择它还有个原因:在收集完信息后,它会同时记录下来微信号昵称。这个好处就是:可以发现是否存在代填的情况(毕竟大多数人的昵称都不一样)。如此,便能保证搜集信息的可靠性。
联合复盘
使用功能:腾讯文档
培训结束后,大家虽然非常累,但还是决定要进行复盘。在开完会后,每人分工完成自己负责板块的流程整理。
传统的方法是:每人根据自己的情况,写在 Word 里,然后发到我这里整合。
但是,这有一个问题:大家的内容结构不统一,整合时很累。
于是,这里使用到了腾讯文档的「在线文档」功能。我把整体框架搭好,大家在对应的内容填空即可。
为了保证信息的安全性,设置为只有收到链接并经过自己同意的人,才能浏览和编辑。
信息沟通小技巧
经常发完信息后,对应的公司领队会回复「收到」。但是,一个个查看时,很难发现谁没有收到。
这时候,我们采用了微商经常用到的接龙方法。也就是在发送信息后,规定格式来回复。这样,我们便能通过序号判断是否全部都看到。
快捷有效。
我是小结
由于现在大部分沟通工作,都发生在微信里。所以,熟练使用它的功能,可以一定程度上提升我们的操作效率。
针对本次培训的组织工作,主要用到了以下几个功能:
1.浮窗:文档预览
2.浮窗+笔记:常用信息整理并分享给大家,主持稿固定到浮窗待命
3.个人群:对信息进行归类
4.腾讯文档(收集表):问卷发放
5.腾讯文档(在线文档):联合复盘
6.表达技巧:接龙型通知回复
最后感慨一下:微信再这么发展下去,好多效率软件都要面临倒闭的风险了!
晚安好梦。