微信,作为一种便捷的社交工具,已经广泛应用于职场沟通中。微信沟通中,一句回复、一段语音、一个表情,都能在细节中展现一个人的职业形象和社交能力。
工作中,如何正确使用微信沟通,从而提高职场沟通效果,树立良好职业形象呢?这就需要我们了解和掌握职场中的微信沟通礼仪。
添加好友要礼貌
添加他人为好友时,要记得在备注栏里作自我介绍。特别是微信名如果不是真实名字,没有自我介绍的添加好友,会让对方感到困惑,甚至会被对方忽略。如果是加入工作群,也要及时修改“群昵称”为个人真实信息。如果微信名已经是自己的真实名字,备注栏里作自我介绍也能体现对对方的尊重,并展现自己的礼貌修养。
沟通开场要直接
职场中的沟通要义在于高效。添加好友后,不要单独问一句“在吗”。这种“在吗”的开场,不仅没有任何意义,也会让对方感到反感,不知道该不该回复你。最好是在打完招呼后,开门见山地说明具体事情,并表达你的需求。这样不仅能给对方思考的时间,也有助于提高沟通效率。
最好使用文字
出于站在对方角度考虑的礼仪,文字是最好的沟通形式。虽然发语音比起打字更能节省时间,却忽略了对方是否方便听语音,容易给对方造成困扰。比如对方如果在开会,就不适合接听语言,即使语音转化为文字,也会存在一定的误差。
发语音前,最好询问对方是否方便。得到许可后,最好在发送前组织好语言,并控制好语音长短。不宜一次发多条语音,尽量一次讲完,而不要每条语音都只有四五秒,从而造成多条“轰炸”,不利于对方倾听。除了慎用发语音,也要注意不随便发起语音或者视频通话。在使用语音聊天或者是视频通话之前,到最好先征求他人的同意,以免唐突地打扰对方。
此外,如果给对方发邮寄地址或者公司其他信息等,也不要发截图,发文字更方便对方复制使用。
文字表达要简洁
为提高沟通效率,微信沟通时的文字要简洁易懂。重要的内容可以提前打好草稿,以免出现错别字或者语病,给人以粗心不礼貌的印象。文字比较多的时候,可以提前在备忘录里编辑,分段排版清晰后再发出,以方便对方阅读。
回复用词要恰当
回复最好不要使用“嗯、额、哦、好”等单字回复。比如对于上司布置的工作任务,只回复一个“嗯”字,会给人冷漠、怠慢、轻视的感觉。
工作中收到通知时,优先使用“收到”、“好的”、“收到,明白”,同时对工作安排进行简单说明,这样才能给人以亲切专业的印象。
沟通要有头有尾
沟通要有头有尾,善始善终,是对他人的基本尊重。因此,看到工作消息后要及时回复,可以通过“置顶聊天”的方式,把工作对象的微信或者微信群排在显眼的位置,以免遗漏消息。
如果因为一些事情耽误了,事后回复时最好解释说明下原因。聊天过程中,不要有事就突然就中断了。如果有事需要离开,则最好和对方打一声招呼,以免对方一直等待你的回复。
群发消息要谨慎
在微信工作群里,不仅要注意避免交流与工作无关的人事物,也要注意减少小范围特别是一对一的交流。如果是仅需要和一个人沟通,可以私下私聊,以免打扰群里其他人。此外,要注意不要错发私人信息到工作群,也不要把与客户交流的信息发错到其他工作群。这样会给别人留下不认真、粗心大意的印象。转发消息前,需要认真核实发布的工作群是否正确。如果发错了,需要及时撤回消息。
不管是见面沟通,还是微信沟通,都应以尊重对方,为对方考虑为前提,这是最基本的礼仪。
俗话说:“细微之处见风范,毫厘之优定乾坤”。职场沟通无处不在,只有把这些细节礼仪做到位,才能发展更加顺畅,有所成就。职场上的微信沟通礼仪,你掌握了吗?